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Conditions Générales de Participation

PARTICIPATION À NOS SÉJOURS

La participation à un séjour avec ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE (groupe ATIL-CCL-PREPA LANGUES) implique obligatoirement le paiement des frais de dossier d’un montant de 50 €.

DOSSIER D’INSCRIPTION

Il doit comprendre :
- Un bulletin d’inscription.
- Trois photos d’identité récentes.
- La somme de 400 € à valoir sur le prix total du séjour (représentant 50 € de frais de dossier et 350 € d’acompte).
- Ou la somme de 500 € à valoir sur le prix total du séjour pour les USA, Canada, (50 € de frais de dossier  et 450 € d’acompte).
- Le montant de l’assurance annulation lorsque celle-ci est souscrite (50 € pour l’Europe et 70 € pour les autres destinations).

INSCRIPTION

L’inscription à un séjour n’est définitive qu’après que nos bureaux de RIORGES ou de PARIS en aient accusé réception. Le solde du prix du séjour devra nous parvenir au plus tard 4 semaines avant le départ ou 6 semaines pour les séjours USA et Canada. Le non respect de cette clause peut entraîner l’annulation de l’inscription.
Pour certaines destinations, nous vous enverrons un dossier d’inscription complémentaire. Il conviendra de nous retourner de suite ce dossier pour transfert de l’inscription à l’étranger.
Pour les inscriptions intervenant moins de 30 jours avant le départ (et 6 semaines pour USA, Canada), le règlement intégral de la prestation devra être joint à la fiche d’inscription.
En cas de modification de la part du participant dans les éléments constitutifs d’un séjour (dates, durée, voyage…) avant le départ, nous facturerons 80 € de frais. A moins de trois semaines du départ, chaque cas sera accepté ou refusé.

FINANCEMENT ÉCHELONNÉ DU SÉJOUR

Nous vous proposons d’étaler le prix du séjour selon les conditions suivantes :
- un premier versement de 350 € (450 € pour USA, Canada) + les frais de dossier + l’option assurance annulation le cas échéant.
- Le solde du séjour partagé en deux ou trois versements, le dernier ayant lieu 4 semaines avant le départ ou 6 semaines pour les destinations USA, Canada.

TARIFS

Tous nos séjours 2010 (sauf mention particulière dans le descriptif) sont des forfaits clés en main. Toutefois nos tarifs ne couvrent pas les dépenses à caractère personnel. En cas de variation importante des données économiques (prix des transports, des carburants, du taux de change…) ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE peut être amené à revoir ses tarifs. Les parents en seraient alors avertis dans les délais imposés par la loi. Nos tarifs ont été calculés à la date du 01/12/2009.

SÉJOUR ET VOYAGE

La brochure reprend le descriptif de chaque formule et de chaque centre en précisant ce qui est inclus dans le tarif.
- Pour ceux qui voyagent individuellement, ils doivent veiller à ce que la famille d’accueil soit informée de leur plan de voyage.
- Au cas où un jeune manquerait le départ collectif, il devrait alors rejoindre le centre à ses frais. Aucun remboursement ne pourra être effectué sur le billet collectif.

DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉ

La responsabilité ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE débute à la prise en charge des participants à la gare ou à l’aéroport et prend fin 15 minutes après le retour du groupe en France (ou après le départ du train à destination de la Province ou le passage en salle d’embarquement pour les jeunes bénéficiant de notre service transfert).

MODIFICATION DE PRESTATIONS

Si des prestations de séjours ne pouvaient être tenues, nous proposerions des prestations similaires en remplacement, de même qualité, sans supplément de prix ou en rembourserions le montant à l’exclusion de tous dommages et intérêts. ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE ne saurait être tenu pour responsable d’une éventuelle modification des dates de séjours (décalage possible de 24 à 72 heures…) imposée par les compagnies de transport (compagnies aériennes notamment). Dans ce cas les participants en seraient immédiatement informés et toutes les autres prestations seraient maintenues.

ANNULATION POUR EFFECTIF TROP FAIBLE (SÉJOURS GROUPÉS)

En cas d’effectif trop faible (inférieur à 10 participants) ou de circonstances imprévues, nous nous réservons la possibilité d’annuler un séjour. Les participants déjà inscrits seraient avertis par courrier recommandé avec accusé de réception au moins 30 jours avant le départ. Il leur serait alors proposé : soit un séjour de remplacement (autres dates, autre lieu, autre formule…) soit un remboursement des sommes versées.

INTERRUPTION DE SÉJOUR

Aucun remboursement ne sera effectué en cas de retour anticipé pour motif personnel, inadaptation, renvoi. Les frais de voyage retour et d’accompagnement à l’aéroport ou à la gare seront à la charge des parents.

ANNULATION AVANT LE DÉPART

Toute annulation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, la date de la poste faisant foi. Tout désistement survenu après réception du dossier entraîne une retenue égale :
- aux frais de dossier  si plus de 45 jours du départ.
- 20 % du prix facturé (30 % pour les séjours nécessitant un transport aérien) + frais de dossier entre 30 et 45 jours du départ.
- 50 % du prix facturé + frais de dossier entre 15 et 29 jours du départ.
- 75 % du prix facturé + frais de dossier entre 8 et 14 jours du départ.
- 100 % du prix facturé + frais de dossier à moins de 8 jours du départ ou en cas de non présentation.
Lorsque le séjour a nécessité l’émission d’un billet de transport (train ou avion ou préacheminement) les coûts des transports spécifiques sont dûs dès la réservation du billet et ne sont pas remboursables.

ASSURANCES

• Assurance responsabilité civile professionnelle  : ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE est couverte responsabilité civile professionnelle par GAN EUROCOURTAGE Contrat n°086458601.
• Assurance assistance et rapatriement : cette garantie est prise en charge par notre contrat AVA ASSIST.
Nature et plafond des garanties :
- Rapatriement du blessé ou malade jusqu’à son domicile en cas de nécessité médicalement établie.
- Mise à disposition pour un proche d’un titre de transport AR pour se rendre au chevet du blessé/malade non transportable avant 10 jours.
- Prise en charge, en complément des prestations dues par les organismes sociaux, des frais  médicaux et d’hospitalisation exposés sur place, plafonnée à 3 815 € ou à 76 225 € à l’étranger (sous réserve que le bénéficiaire soit assuré social).
- Décès du bénéficiaire  : prise en charge du rapatriement du corps.
- Décès d’un proche : mise à disposition d’un titre de transport AR.
- Rapatriement d’un mineur : prise en charge de l’acheminement d’un accompagnateur.
Le détail des conditions d’intervention de cette assurance vous sera remis sur simple demande.
• Assurance responsabilité personnelle des parents : cette assurance est importante en cas de dommages matériels ou immatériels que pourrait causer votre enfant à des tiers, pour lesquels ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE ne pourrait être tenu responsable. Vous devez donc vérifier que votre enfant est assuré Responsabilité Civile (par votre assurance scolaire ou par votre responsabilité Civile personnelle).
• Assurance complémentaire USA - CANADA.
Nous proposons en option une assurance complémentaire Tourist Card, pour un montant de 25 € /semaine (avec une franchise de 75 €) couvrant :
- la responsabilité civile à hauteur de 4 500 000  €
- l’assistance médicale et chirurgicale à hauteur de 500 000 €.
- l’assistance juridique à hauteur de 3 000 € l’avance de caution pénale à hauteur de 7 500 €.
- le voyage et les frais de séjour d’un membre de la famille devant se rendre au chevet du malade pendant 7 jours.

GARANTIE ANNULATION

Une garantie annulation peut être souscrite auprès de notre bureau. Celle-ci doit être prise à l’inscription et dans tous les cas plus d’1 mois avant le départ. Elle permet un remboursement des frais de séjour retenus par l’organisme en cas d’annulation pour force majeure :
- Le décès du participant lui-même ou de ses ascendants en ligne directe, de ses frères, de ses beaux-frères et belles-soeurs.
- La maladie médicalement constatée et non connue avant le départ ou un accident corporel subi y compris lors d’un attentat, entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de 8 jours du participant ou de ses ascendants directs.
- Le licenciement du père ou de la mère ou de la personne ayant fiscalement à charge le mineur.
Son montant est de 50 € pour l’Europe et de 70 € pour les autres destinations.

RÈGLE DE COMPORTEMENT

Nos participants étant perçus comme les ambassadeurs de la France nous attendons un comportement irréprochable de leur part tout au long du séjour. La vie de groupe impose des règles que chacun devra respecter :
- présence aux cours obligatoire,
- ponctualité au cours des différentes activités,
- respect des autorisations de sortie,
- respect des personnes (camarades et adultes),
- sont interdits : la détention et l’usage de drogues, d’alcool, le vol, la pratique de l’auto-stop, tout acte de vandalisme…
En cas de non respect des consignes ou d’infraction à la législation en vigueur dans le pays et si les accompagnateurs ou le responsable local estiment qu’ils ne peuvent plus assumer la responsabilité du jeune, le renvoi sera prononcé en avisant les parents, la décision de l’équipe d’encadrement étant sans appel. Tous les frais seront à la charge des parents.

SORTIES DU SOIR/QUARTIERS LIBRES

Nos séjours nécessitent un certain nombre de quartiers libres et de déplacements qui ne peuvent pas toujours être accompagnés (notamment pour se rendre en cours et aux activités).
Les parents doivent être conscients que les accompagnateurs ne peuvent suivre pas à pas chaque participant. Ils doivent accepter cette semi-liberté donnée une fois que tous les repères ont été fixés par la famille d’accueil et les animateurs.
Hormis celles organisées par ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE, les sorties du soir sans encadrement sont laissées à l’initiative des parents, dans ce cas la responsabilité d’ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE n’est plus engagée.
Il va de soit que les horaires de sortie doivent être adaptés à l’âge du participant et au mode de vie local.
En règle générale les jeunes de moins de 15 ans ne sont pas autorisés à sortir le soir.
- Pour les séjours en famille, l’autorisation de sortie donnée par les parents aux plus de 15 ans ne peut dépasser :
- 23h00 pour la Grande-Bretagne, l’Irlande et l’Allemagne.
- 24h00 pour l’Espagne et Malte.
- Pas de sortie non accompagnée le soir aux États-Unis.
- Pour les séjours en collège ou Summer Camp (concernant les moins de 15 ans) : pas de sortie le soir.
- Pour les séjours en Résidence ou Campus (réservés aux plus de 15 ans) : les autorisations sont fonction des habitudes locales et ne peuvent être données qu’avec l’accord des parents et du directeur du centre.
Néanmoins, si la situation l’exige, la famille d’accueil et l’équipe d’encadrement restent seuls juges de donner ou non ces autorisations.

DOSSIER DE VOYAGE/ADRESSE DE LA FAMILLE OU DU CENTRE D’HÉBERGEMENT

Un dossier de voyage comprenant les informations sur le voyage et le lieu d’accueil est envoyé aux participants 10 jours avant le départ. Les coordonnées de la famille d’accueil sont communiquées dans la semaine précédant le départ, sous réserve que le séjour ait été payé dans son intégralité. Pour les USA, les coordonnées de la famille sont parfois communiquées plus tardivement.

PROBLÈMES DE VOYAGE

En cas de grèves des transporteurs ou retard, les frais entraînés seront à la charge des parents ou du participant majeur.
Si 10 jours avant le départ, le participant n’a reçu aucune consigne (adresse étrangère des correspondants, horaires de voyages…) nous lui suggérons de se mettre en rapport d’urgence avec nos bureaux de Rhône-Alpes ou de Paris.

RÉCLAMATIONS

Pour être prise en considération, toute réclamation devra nous être adressée moins de 3 mois après la fin du séjour par courrier avec AR. Il n’en reste pas moins qu’il est préférable de signaler pendant le séjour toute difficulté rencontrée.

FORMALITÉS DE DOUANE

Les participants de nationalité Française doivent être en possession des documents suivants :
- Pays de l’Union Européenne : carte d’identité + autorisation de sortie du territoire délivrée par la Mairie du domicile (pour les mineurs) ou passeport personnel en cours de validité.
- Canada : passeport personnel valide (site : www.amb-canada.fr).
- Etats-Unis :
- Soit passeport à lecture optique délivré avant le 26.10.2005.
- Soit passeport à lecture optique délivré après le 26.10.2005 + visa délivré par l’Ambassade des Etats Unis (Attention aux délais!).
- Soit passeport biométrique
Document ESTA à prévoir au moins 72 h avant le départ par inscription directe sur le site de l’Ambassade (site : www.amb-usa.fr).
Les participants de nationalité étrangère doivent s’informer, auprès du Consulat ou de l’Ambassade du pays d’accueil, des documents exigés.
Les parents sont seuls responsables des démarches à effectuer et nous les invitons à consulter les différents sites internet des ambassades afin de s’informer d’éventuelles modifications survenues après la parution de cette brochure.
L’annulation d’un séjour du fait de problèmes administratifs personnels resterait sous la responsabilité des parents.

INFORMATION SPECIFIQUE : CONSEILS AUX  VOYAGEURS

Il est indispensable que dans le cadre de l’organisation du voyage de votre enfant, vous soyez informés de l’existence de risques éventuels de tous ordres liés aux voyages et déplacements à l’étranger. C’est pour cette raison que nous vous conseillons  de consulter régulièrement  le site www.diplomatie.gouv.fr, rubrique « Conseil aux voyageurs » avant et pendant le séjour de votre enfant.

DÉPART

Une convocation vous sera communiquée au plus tard 15 jours avant le départ. L’horaire de rendez-vous doit être respecté. Le jour du départ, si le participant ne se présente pas aux heures, dates et lieux indiqués, ou si, n’étant pas en règle avec les formalités de Police, il ne peut partir (notamment oubli de la carte d’identité ou autorisation de sortie du territoire pour les mineurs) ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE ne pourra en être tenu responsable et aucun remboursement ne pourra être réclamé.

SANTÉ

Pour l’Europe, les participants doivent se procurer auprès de la caisse d’assurance maladie la carte européenne d’assurance maladie. Pour les USA, et le Canada, une assurance médicale est obligatoire. En cas d’extrême urgence, les autorités médicales étrangères peuvent prendre la décision d’opérer sans que personne ne puisse s’y opposer. Les parents s’engagent à rembourser à ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE tous les frais imprévus tels que avances de frais, téléphone, voyage de retour anticipé, frais pharmaceutiques, etc.

BAGAGES

Les participants étant responsables de leurs bagages et objets personnels, ACTIVE TRAVEL AND LANGUAGE déclinent toute responsabilité en cas de vol, oubli ou perte au cours du séjour et pendant le voyage.

ARGENT DE POCHE

L’argent de poche est géré par les participants eux-mêmes (sauf pour les 8-11 ans). Les besoins en argent de poche diffèrent selon le séjour, l’âge et les habitudes du participant, conseiller une somme précise semble donc difficile. Néanmoins une moyenne de 60 € par semaine pour les séjours Europe et 120 € par semaine pour les séjours USA/Canada  nous semblent raisonnables. La gestion des avances d’argent étant devenue trop contraignante, nous vous suggérons de munir votre enfant de chèques de voyage établis dans la monnaie du pays.

UTILISATION DE L’IMAGE

Pendant les séjours, les étudiants sont susceptibles d’être photographiés. Ils acceptent donc, ainsi que leurs parents, que ces photos puissent être utilisées pour illustrer les catalogues futurs. En cas de refus de cette clause, merci de nous en informer au moment de la réservation du séjour. Les photos utilisées pour présenter les centres ne sont pas contractuelles.